Indah Novita Sari, Lastria Nurtanzila dan Widiatmoko Adi Putranto (Dosen Prodi D3 Kearsipan dan D4 Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi SV UGM)
PROGRAM Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi SV UGM melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di Dusun Punukan, Wates, Kulonprogo dengan nuansa yang cukup berbeda dari beberapa tahun sebelumnya. Hal ini mengingat situasi pandemi yang melanda seluruh dunia, termasuk di Yogyakarta, Indonesia, sehingga berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya, kegiatan kali ini tidak dilaksanakan secara tatap muka langsung dengan masyarakat.
Kegiatan pengabdian yang dilaksanakan kali ini merupakan lanjutan kegiatan pengabdian yang telah dilakukan pada tahun-tahun sebelumnya. Tahun 2018, prodi berfokus pada materi dan praktik penataan arsip keluarga. Hal ini untuk memberikan masyarakat gambaran awal mengenai sejumlah proses dan cara menata serta menyimpan arsip keluarga. Pada tahun 2019, fokus kegiatan kemudian beralih menjadi identifikasi arsip keluarga dan digitalisasi arsip. Kegiatan pada tahun kedua, bertujuan untuk meminimalisir kerusakan dan kehilangan dari arsip asli milik individu.
Pada tahun ini, kegiatan pengabdian kembali berkembang menjadi digitalisasi arsip keluarga sebagai upaya menyelamatkan arsip dari risiko yang terjadi karena bencana. Tujuan spesifik dari pengabdian tahun ini adalah menumbuhkan dan mengembangkan kesadaran akan pentingnya kerja pengarsipan dimulai dari lingkup terkecil (keluarga) untuk menyelamatkan arsip mereka dari sejumlah risiko bencana yang ada.
Indonesia merupakan salah satu negara yang rawan akan bencana. Dampak dari sejumlah bencana yang ada, bisa berupa kehilangan nyawa, harta benda dan juga arsip yang dimiliki individu, keluarga, masyarakat maupun pemerintah. Kulonprogo sendiri, memiliki potensi risiko bencana dalam bentuk Banjir dan puting beliung (data Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2019). Keselamatan orang dan keamanan arsip adalah bagian yang penting untuk terus diupayakan. Proses penyelamatan dapat dilakukan dengan maksimal apabila berbagai elemen selalu siap siaga dalam merespons dan menghadapi dampak yang ditimbulkan dari bencana. Peran masyarakat dalam lingkup terkecil menjadi sangat krusial untuk bisa saling membantu ketika terjadi bencana. Setelah proses menyelamatkan diri sendiri, keluarga, orang sekitar dan harta benda, penting juga dilakukan upaya penyelamatan arsip sebagai bukti kepemilikan aset, identitas perorangan dan bukti lainnya.
Dusun Punukan dipilih sebagai desa binaan sejak tahun 2018 dan diharapkan dapat menjadi daerah percontohan dalam tata kelola dan penyelamatan arsip keluarga di Kulonprogo. Setiap tahun, tim dosen Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi secara rutin melakukan sharing maupun pembimbingan praktik tata cara pengelolaan arsip secara langsung di dusun tersebut. Tim dosen Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi akan langsung bergabung di tengah-tengah warga. Namun sayangnya, kegiatan pengabdian kali ini tidak didampingi praktik langsung dengan tim dosen Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi. Hal ini merupakan salah satu wujud komitmen Prodi dan juga warga untuk meminimalisir penyebaran virus di masa pandemi. Maka dari itu, tim pengabdian menyerahkan materi yang bisa diakses secara langsung oleh masyarakat desa Punukan. Penyerahan materi ini juga dilakukan dengan tetap mematuhi protokol kesehatan yang ketat.
Pada tahun ini, kegiatan pengabdian hanya difokuskan untuk pemberian materi terkait penyelamatan arsip dan daftar arsip penting yang perlu diselamatkan apabila terjadi bencana. Kegiatan pengabdian saat ini memang memiliki keterbatasan karena tidak dapat dilakukan langsung. Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi berharap yang terbaik dapat didapatkan dari adanya kegiatan ini. Melalui tim pengabdian, prodi optimis, esensi dan manfaat dari kegiatan ini dapat terus dirasakan langsung oleh masyarakat. Sehingga, masyarakat dapat semakin mandiri dan turut serta berpartisipasi dalam perlindungan arsip yang mereka miliki sendiri. Juga, semoga kegiatan ini dapat terus berkelanjutan dan bersambung pada tahun-tahun berikutnya. (*)
Komentar